Zaopatrzenie
Zarządzenie nr 7/2021 - wprowadzenie Regulaminu postępowania konkursowego oraz zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie, nie objęte ustawą Prawo Zamówień Publicznych
Wzór zapotrzebowania: [docx] [pdf]
Protokół wyboru ofert
INSTRUKCJA
- Do rozpoczęcia procedury dostaw/usług wykonywanych przez zewnętrznych dostawców
lub wykonawców konieczne jest złożenie zapotrzebowania. Dotyczy to również dostaw/usług
na kwotę powyżej 30000 Euro netto, realizowanych w drodze przetargów przez
Dział Zamówień Publicznych (DZP).
- Zamawiający składa w Dziale Zaopatrzenia i Inwentaryzacji (DZI) wypełniony
formularz zapotrzebowania z ewentualnymi załącznikami (np. lista elementów, oferty,
protokół wyboru ofert, opis zamówienia, oświadczenia, uzasadnienia). W przypadku
załączników w języku obcym wraz z tłumaczeniem.
-
Formularz musi mieć wypełnione pola:
a) Symbol komórki organizacyjnej
b) Symbol kosztów
c) Koszt maksymalny
d) Zamawiający
e) Podpis dysponenta kosztów tj. Kierownika zadania lub osoby przez
niego upoważnionej
f) Co najmniej jedno pole "Przedmiot zapotrzebowania" i "ilość"
- DZI przyjmuje zapotrzebowanie, rejestruje, sprawdza w DEP i/lub DWE,
że zamawiająca komórka organizacyjna dysponuje wymaganą kwotą, składa
do akceptacji Dyrektora/Zastępców Dyrektora.
- Jeżeli kwota zamówienia nie przekracza 30000 Euro netto DZI przystępuje
do realizacji zamówienia zgodnie z procedurami zawartymi w Regulaminie postępowania
konkursowego oraz zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane
w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie.
- Zapotrzebowania na zamówienia powyżej 30000 Euro netto kierowane są do
Działu Zamówień Publiczny (DZP), a po zakończeniu procedury i zawarciu
umowy z wybranym Wykonawcą realizację przejmuje Dział Zaopatrzenia i Inwentaryzacji.
- Po dokonaniu zakupu DZI przekazuje przedmioty i przedstawia rachunek/fakturę
do podpisu osobie zamawiającej.
- Osoba odbierająca na rachunku/fakturze winna wpisać poniższą formułkę wraz
z datą i podpisem:
"POTWIERDZAM ODBIÓR MATERIAŁU/WYPOSAŻENIA/APARATURY NA POTRZEBY DZIAŁU/ZAKŁADU"
lub
"POTWIERDZAM WYKONANIE USŁUGI NA POTRZEBY DZIAŁU/ZAKŁADU"
- Oryginał rachunku/faktury DZI przekazuje niezwłocznie do Działu Finansowo-Księgowego.
- Jeśli wymagają tego przepisy wewnętrzne DZI sporządza niezbędne
dokumenty - protokoły SO (przyjęcie aparatury) lub RW (przyjęcie wyposażenia).
- Zamawiający dokonujący zakupów "na własną rękę" proszeni są o uprzednie
zarejestrowanie zapotrzebowania i uzgodnienie tego faktu z DZI. Zamawiający
przedstawia w DZI rachunek/fakturę jako potwierdzenie zrealizowania zakupu. Data
faktury/rachunku nie może być wcześniejsza niż data rejestracji zapotrzebowania.
- IFJ PAN ma zawarte stałe umowy na:
a) dostawę: materiałów biurowych, środków czystości, tonerów, materiałów
elektrycznych, materiałów budowlanych, gazów sprężonych, wody źródlanej, ciekłego
azotu, odczynników chemicznych
b) usługi: pocztowe, kurierskie, konserwacji dźwigów, konserwacji urządzeń
klimatyzacyjnych, medycyny pracy, odbioru zużytych tonerów, odbioru elektroodpadów
