Obieg dokumentów - aneksy do umów zawartych w związku z realizacją postępowań o udzielenie zamówień publicznych

Podział zadań związanych z wprowadzaniem zmian do umów zwartych w związku z realizacją postępowań o udzielenie zamówień publicznych

OSOBA ODPOWIEDZIALNA MERYTORYCZNIE

  • przygotowuje pismo zawierające uzasadnienie wprowadzenia zmian do zawartej z wykonawcą umowy w formie aneksu oraz przekazuje je do Działu Zamówień Publicznych (DZP).

W uzasadnionych przypadkach:

  • DZP lub Dział Prawny (DPR) zwraca się do osoby odpowiedzialnej merytorycznie z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia lub dostarczenie załączników;
  • w przypadku możliwości bezpośredniego kontaktu DZP przekazuje Osobie odpowiedzialnej merytorycznie aneks podpisany przez osoby uprawnione ze strony IFJ PAN do podpisu przez wykonawcę.

DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

  • w porozumieniu z Działem Prawnym przygotowuje aneks pod względem formalnym;
  • kwestie merytoryczne konsultowane są z Osobą odpowiedzialną merytorycznie;
  • przekazuje przygotowane aneksy do podpisu odpowiednio przez Osobę odpowiedzialną merytorycznie, Głównego Księgowego, Dział Prawny (dopuszczalna akceptacja w formie wiadomości e-mail), Dyrektora Naczelnego;
  • wysyła aneks do podpisu przez wykonawcę (w przypadku możliwości bezpośredniego kontaktu Osoba odpowiedzialna merytorycznie przekazuje aneks do podpisu przez wykonawcę);
  • po otrzymaniu obustronnie podpisanego aneksu DZP wysyła jego skan do Działu Organizacyjnego celem nadania mu numeru oraz udostępnienia osobom uprawnionym;
  • przechowuje oryginał aneksu w dokumentacji z przeprowadzonego postępowania.